Penginapan sekarang sudah ada pembayaran yang metodenya bagus, kadang ada penginap yang mendadak menginap tapi tak punya uang Cash, dan hanya punya kartu kredit. City Ledger adalah salah satu kunci dalam metode pembayaran tersebut.

Untuk pembayaran yang tertata, Front Office bisa pakai House Bank, yang mana fitur pencatatan dan pengeluaran akan terasa efisien. Pengguna akan mengakses Guest Bill secara cepat, dan memperoleh Paid Out untuk mendapatkan fasilitas yang didapatkan.

Jadi, bagaimana penjelasan mengenai City Ledger?, lanngsung simak saja berikut ini!

Pengertian City Ledger

City Ledger adalah salah satu metode pembayaran dalam hotel, dimana bentuknya berupa tagihan untuk para tamu yang sedang check out, dengan kategori sering menginap di hotel. Bisa dibilang, tamu hotel tidak harus membayar secara penuh saat setiap keluar hotel.

Para pebisnis bisa menyewa kamar hotel dengan rekening yang bisa dipakai hotel, dilengkapi fasilitas dan layanan yang ada, termasuk untuk hiburan dan pertemuan bisnis. Para tamu hotel bisa membayar menggunakan kartu kredit, sehingga bisa dibilang city ledger adalah house ledger juga.

Enaknya pakai city ledger, saat pemesanan tidak harus check in saat itu juga. Anggap saja, setiap tamu hotel keluar maka hanya diberikan tagihan yang ada dan bisa diangsur di kesempatan lain sesuai kebijakan bersama hotel.

Metode Pembayaran Tamu Hotel Selain City Ledger

Selain City Ledger, anda bisa menggunakan metode pembayaran lain, diantaranya:

1. Cash (Tunai)

Metode pembayaran ini banyak ditemukan di tamu hotel saat menginap, karena selain tidak ribet bisa membayar secara langsung. Prosedur pembayaran diantaranya:

• Cukup memberikan uang yang diminta oleh Front Office, kemudian akan dibuatkan Cash Receipt setelah dihitung.
• Posting atau tulis Paid di kolom Kredit pada tagihan tamu, agar Balance menjadi nol. Pada akhirnya, pembayaran tunai dan tagihan tamu akan distempel “Paid”.
• Salinan asli dari tagihan tamu dan aturan pendukung oleh petugas akan diberikan kepada tamu. Catat pembayaran tunai ke Front Office dan laporkan saat menyetor uang ke kasir utama.

2. Credit Card (Kartu Kredit)

Pembayaran menggunakan kartu kredit bisa dilakukan dan juga sudah mulai banyak digunakan. Prosedurnya yang bisa disimak antara lain:

• Proses pembayaran menggunakan kartu ini disesuaikan dengan total pembayaran yang ada di Guest Bill, kemudian akan ada jejak slip kartu kredit beserta tanda tangan dari pengguna.
• Petugas memposting transaksi di kolom Kredit dan memberikan salinan asli tagihan tamu dan slip kartu kredit ke tamu hotel.

3. Lewat Bank Cheque (Cek Pribadi)

Tidak semua hotel menggunakan metode pembayaran ini, dikarenakan cek pribadi membawa peluang penipuan lebih banyak.

Terdapat kartu kredit yang diperkenankan oleh hotel untuk cek pribadi karena kejaminannya, yaitu kartu kredit perusahaan. Berikut adalah prosedur pembayaran menggunakan metode ini:

• Tamu hotel melakukan pemesanan dengan menggunakan cek pribadi yang sudah disetujui oleh hotel.
• Petugas mencocokkan jumlah transaksi di cek dengan jumlah di hotel.
• Petugas meminta kartu identitas ke tamu hotel, bisa melalui SIM dan dan kartu kredit yang berlaku.
• Catat nomor identitas di belakang cek dan cek kesesuaian nama dan alamat antara di SIM dengan cek.
• Terdapat cek yang perlu ditandatangani kemudian diverifikasi oleh petugas akan kesamaan tanda tangan di SIM.
• Petugas memeriksa kesesuaian jumlah cek dan urutan pada kredit tamu dengan kartu kredit perusahaan.

Catatan: Saat tamu hotel menggunakan mata uang asing, petugas akan membuatkan formulir dengan mengkalikan mata uang asing yang dipakai dengan rupiah sesuai dengan harga beli (transaksi).

4. Traveler’s Cheque (Cek Prabayar)

Cek prabayar ini berasal dari bank yang mana diterima sebagai salah satu alat pembayaran di hotel Indonesia.

Metode pembayaran ini menggunakan beberapa prosedur, diantaranya:

• Para tamu hotel membayar di muka semua transaksi yang ada, setelah itu diberikan transaksi cek
• Pegawai memeriksa transaksi di bank dengan salinan transaksi hotel sama, selain itu juga melihat kecocokan atau kesamaan tanda tangan mulai dari check in hingga check out.
• Petugas memeriksan nomor identitas yang dipakai di hotel apakah masih berlaku dan digunakan untuk kepentingan mendadak (di luar dugaan).

Catatan: Saat tamu hotel menggunakan mata uang asing, petugas akan membuatkan formulir dengan mengkalikan mata uang asing yang dipakai dengan rupiah sesuai dengan harga beli (transaksi).

5. Cash Settlement (Membayar Tagihan Tunai)

Salah satu jenis pembayaran hotel ini, bisa dibayar oleh tamu hotel secara penuh di awal (sekali) atau ada sisa tagihan yang perlu dilunasi saat check-out.

Prosedur pembayaran cash settlement ke rekening, diantaranya:

• Petugas meminta identitas tamu hotel, bisa pakai identitas pribadi atau perusahaa sesuai kepentingan.
• Pastikan tamu hotel telah diberi wewenang dalam memegang rekening yang ada untuk membayar tagihan transaksi.
• Tanda tangan harus sama selama transaksi dan dicatat oleh petugas.
• Informasi yang ada masuk ke dalam form hotel yang ada secara elektronik.

6. Cash Deposit (Deposit Tunai)

Ada Cash Deposit lebih ke pembayaran yang dilakukan oleh tamu secara tunai, jadi langsung ke hotel, dan ditambah ada uang jaminan jika terjadi kerusakan yang diakibatkan oleh tamu hotel. Uang jaminan akan dikembalikan saat check out, dengan catatan kamar sudah dicek oleh petugas.

7. Cash Deposit Refund (Sisa Kembalian Deposit Tunai)

Cash Deposit Refund adalah metode pembayaran tamu hotel di muka secara tunai, entah lewat cash atau kartu kredit, dengan tambahan ada uang jaminan di awal. Bedanya di metode pembayaran ini uang jaminan pasti dikembalikan karena tidak merusak fasilitas yang ada.

8. Debit Card (Kartu Debit)

Metode pembayaran dengan menggunakan kartu debit ini, dilakukan oleh tamu hotel secara tunai di awal dengan rekening yang cocok digunakan oleh hotel yang bersangkutan. Saat melakukan pemesanan, petugas diharapkan jeli dengan nomor rekening yang digunakan, takutnya kartu kredit.

9. Travel Ledger (Tagihan untuk Agen Travel)

Metode pembayaran ini berupa tagihan untuk agen travel dari pihak hotel, dikarenakan tamu dalam memesan hotel semuanya melalui pihak tersebut. Nantinya travel agent akan memproses lebih lanjut penyelesaian pembayaran ke pihak hotel.

10. General or Company Ledger (Tagihan untuk Perusahaan)

Pemesanan hotel dalam metode pembayaran ini dilakukan oleh pihak perusahaan, misal perusahaan menyewa hotel atau kamarnya saja untuk para karyawannya, yang sedang ada kepentingan rapat atau urusan di luar. Tamu hotel bisa

11. Government Ledger (Tagihan untuk Pemerintah)

Tagihan dalam metode pembayaran ini diberikan kepada pihak hotel, dengan catatan yang melakukan pemesanan kamar atau fasilitas hotel adalah atas nama pemerintah. Untuk pembayaran bisa diwakili perorangan dengan bukti memang ditugasi untuk itu.

12. Guest Ledger (Tagihan untuk Penginap Jangka Lama)

Tagihan yang ada dalam metode pembayaran ini dibayar oleh tamu hotel yang menginap dalam jangka lama, jadi tidak melulu harus dilunasi di awal, karena jangka lama memunculkan aktivitas hotel yang transaksinya terus bertambah.

13. Paid Out Procedure (Tagihan Keperluan Mendadak)

Pembayaran hotel ini dilakukan oleh tamu jika pihak hotel memberikan pemberitahuan akan biaya mendadak untuk kebutuhaan pengguna di hotel. Jadi, siap-siap anda selaku tamu menyiapkan budget lebih agar lebih jaga-jaga akan kebutuhan mendadak tersebut.

14. Pre-Payment (Bayar Lunas di Awal)

Sesuai namanya, pre payment berarti pembayaran di awal, jadi pembayaran tersebut dilakukan oleh para tamu hotel secara keseluruha akan fasilitas yang dipakai sampai akhir. Jadi tidak ada tanggungan saat keluar kamar hotel (check out).
Prosedur Pembayaran City Ledger Seperti Apa?

Ingat, bahwa pembayaran yang dilakukan oleh pihak tamu ke pihak mitra hotel dulu, baru untuk urusan komisi dengan pihak mitra hotel ditentukan hotel sendiri. Prosedur pembayaran di City Ledger ditagih secara langsung, dan berikut penjelasannya:

• Biaya kama atau fasilitas hotel diposting oleh tamu dan akan dibayar berdasarkan transaksi yang ada dan akan dipetakan oleh petugas berdasarkan jenis transaksi.
• Rincian pembayara perlu diberikan ke perusahaan jika tujuan menginap untuk urusan kerja atau bisnis perusahaan
• Tunggu hingga pembayaran jatuh tempo dan petugas mengirim tagihan piutang ke pihak tamu atau perusahaan

Tagihan yang diberikan untuk tamu hotel, sudah dikurangi dari komisi mitra bisnis hotel yang ada. Anda bisa mencoba salah satu mitra kerja hotel untuk city ledger di Indonesia, meliputi, Traveloka, Agoda, dan pihak sejenisnya.

Pentingnya Membagi Tamu Hotel untuk Laporan Keuangan

Ini berkaitan dengan reservasi hotel, dimana lebih berpengaruh ke sisi laporan keuangan di aplikasi. Zaman digital ini, para pengusaha hotel bisa menggunakan aplikasi HOTELMU dan disana, ada menu Business Partner atau Market Segment.

Menu tersebut akan mencatat tamu berasal dari mana (apakah di Walk-In, Web-In, Mitra Perusahaan, OTA (Online Travel Agent) atau bagian lainnya). Aplikasi ini membagi tamu hotel menjadi 3 bagian, yaitu:

1. Agen

Tamu hotel bagian ini lebih ke bagian mitra atau kerja sama dengan hotrl bisa lewat travel atau agensi lainnya. untuk pembayaran sendiri, tetap dilakukan secara langsung dengan catatan pihak hotel harus mmeberikan komisi kepada pihak agent selaku timbal balik (simbiosis mutualisme), saling menguntungkan.

2. City Ledger

Tambahan penjelasan sebelumnya, tamu yang menginap di hotel akan mendapat jaminan dari mitra bisnis hotel yang dituju, bukan hotelnya yang menjamin fasilitas keamanan dan lain-lain saat pemesana (di awal). Dipastikan, Front Office akan memilih menu Guaranteed, jika tamu pakai bagian ini.

3. No Type

Bagian ini lebih ke tamu-tamu yang datang secara langsung ke hotel tanpa perantara, dan cukup membaginya ke Walk-In (tamu datang langsung), Phone-In (via telpon), atau bagian lainnya untuk memudahkan analisa keuangannya.

Itulah penjelasan mengenai City Ledger, adalah Salah Satu Metode Pembayaran di Hotel yang perlu diketahui. Pasti sebelumnya, masih banyak yang bingung dengan istilah ini, semoga bermanfaat.